Hosting für Anwälte und Notare: worauf es wirklich ankommt
Für eine Kanzlei oder ein Notariat ist die Website nur die Spitze. Darunter liegen E-Mails mit Mandantengeheimnissen, Dokumente, Akten und Daten, die unter strenger Verschwiegenheit stehen. Genau deshalb ist Hosting für Anwälte und Notare ein Thema für sich. Wer hier zum nächstbesten Billigpaket greift, riskiert nicht nur Datenpannen, sondern Verstöße gegen das Berufsrecht. Dieser Beitrag zeigt, worauf es ankommt. Ein Hinweis vorab: Das ist eine fachliche Orientierung, keine Rechtsberatung. Die verbindliche Einordnung trifft Ihre Rechtsanwalts- oder Notarkammer.
Verschwiegenheit gilt auch für die IT
Die anwaltliche Schweigepflicht endet nicht beim IT-Dienstleister. Seit 2017 regelt §43e BRAO ausdrücklich, unter welchen Bedingungen Anwälte externe Dienstleister einbinden dürfen, die Zugang zu geschützten Informationen haben könnten, also auch Hoster und IT-Wartung. Verstärkt wird das durch §203 StGB, der die unbefugte Weitergabe von Mandantengeheimnissen unter Strafe stellt. Aus §43e BRAO ergeben sich klare Pflichten. Der Vertrag mit dem Dienstleister muss in Textform geschlossen sein und festlegen, dass dieser unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet wird. Der Dienstleister darf sich nur so weit Kenntnis verschaffen, wie es zur Erfüllung des Vertrags nötig ist. Und Sie müssen ihn sorgfältig auswählen und die Zusammenarbeit beenden, wenn er die Vorgaben nicht einhält. Die übliche Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Artikel 28 DSGVO ist damit nur die halbe Miete, dazu gehört die berufsrechtliche Verschwiegenheitsverpflichtung.
E-Mail-Verschlüsselung ist für Kanzleien Pflicht
Ein Punkt wird in der Praxis oft unterschätzt: die E-Mail. Eine unverschlüsselte Mail ist ungefähr so vertraulich wie eine Postkarte. Für Kanzleien ist das heute weder mit der BRAO noch mit Artikel 32 DSGVO vereinbar, der das Schutzniveau am Risiko festmacht, nicht am eigenen Ermessen. Die Bundesrechtsanwaltskammer fasst die Datenschutzpflichten in einer Checkliste für Rechtsanwälte zusammen. Wichtig zu wissen: Die bloße Einwilligung des Mandanten hebt die Pflicht bei sensiblen Daten nicht auf, schon weil seine Zustimmung nicht für alle anderen Verfahrensbeteiligten gilt. Für die Kommunikation mit Gerichten und Behörden gibt es das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) als sicheren Kanal. Für den direkten Austausch mit Mandanten brauchen Sie eine verschlüsselte E-Mail-Lösung, die genau diese Anforderung erfüllt.
Besonderheiten für Notare
Notarinnen und Notare unterliegen einer ebenso strengen Verschwiegenheit. Für die beurkundeten Dokumente gibt es das Elektronische Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer, das über ein speziell gesichertes Netz angebunden und inhaltsverschlüsselt ist. Dieser Teil ist also zentral geregelt und liegt nicht beim Hoster. Alles drumherum aber schon: die Website des Notariats, der E-Mail-Verkehr, allgemeine Korrespondenz und Dokumente, die nicht ins Urkundenarchiv gehören. Auch hier gilt, dass Daten in Deutschland bleiben und vertraulich verarbeitet werden müssen. Ein Hosting in einem deutschen Rechenzentrum mit klaren Vertraulichkeitsregeln ist deshalb für Notariate genauso wichtig wie für Kanzleien.
So erkennen Sie ein geeignetes Hosting
Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, hilft eine kurze Prüfung. Ein geeigneter Hoster für Kanzleien und Notariate sollte diese Punkte erfüllen:
- Server ausschließlich in deutschen, ISO-zertifizierten Rechenzentren
- Bereitschaft, eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach §43e BRAO und §203 StGB zu unterzeichnen, nicht nur eine Standard-AVV
- verschlüsselte E-Mail für die Mandantenkommunikation
- sichere, europäische Dateiablage statt US-Cloud
- tägliche Backups und eine revisionssichere Archivierung
- ein fester Ansprechpartner statt anonymer Hotline
Wie sich das mit webhostone lösen lässt
webhostone betreibt Server seit 1998 ausschließlich in deutschen, ISO-zertifizierten Rechenzentren. Damit ist die Frage des Verarbeitungsorts von vornherein geklärt, EU-Drittlandtransfers entstehen gar nicht erst. Auf die berufsrechtlichen Anforderungen sind wir eingestellt: Neben der AVV nach Artikel 28 DSGVO ist die Verschwiegenheitsverpflichtung mit Belehrung nach §43e BRAO und §203 StGB möglich. Für die verschlüsselte Mandantenkommunikation gibt es E-Mail-Hosting mit SecuMail, für die sichere Ablage und den Austausch von Dokumenten Nextcloud aus dem deutschen Rechenzentrum statt einer US-Cloud. Tägliche Backups sorgen dafür, dass im Ernstfall nichts verloren geht. Und wenn es klemmt, erreichen Sie einen festen Ansprechpartner am Telefon, was die nach §43e geforderte Überwachung des Dienstleisters überhaupt erst praktikabel macht. Welche Bausteine Ihre Kanzlei oder Ihr Notariat konkret braucht, hängt von Ihrer Arbeitsweise ab. Einen Überblick und die passende Beratung finden Sie auf unserer Seite zum Hosting für Anwälte und Notare. Am schnellsten klären wir den Bedarf in einem kurzen Gespräch, bevor Sie sich festlegen.
Denken Sie auch an die Aufbewahrungspflicht für geschäftliche E-Mails: Mit der GoBD-konformen E-Mail-Archivierung von webhostone erfüllen Kanzleien diese Anforderung automatisch – die Daten bleiben dabei vollständig in deutschen Rechenzentren.
Häufige Fragen
Reicht für meine Kanzlei eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung?
Nein. Die AVV nach Artikel 28 DSGVO ist nötig, aber nicht ausreichend. §43e BRAO verlangt zusätzlich, dass der Dienstleister in Textform und unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen nach §203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet wird.
Was ist das beN für Notare?
Das besondere elektronische Notarpostfach (beN) ist der sichere Kommunikationskanal der Notarinnen und Notare mit Gerichten und Behörden, vergleichbar dem beA der Anwälte. Es ersetzt aber kein vertrauliches Hosting für Website, E-Mail und allgemeine Korrespondenz.
Wie lange muss ich Akten und E-Mails aufbewahren?
Anwaltliche Handakten sind in der Regel sechs Jahre aufzubewahren (§50 BRAO), steuerlich relevante Unterlagen teils länger. Wichtig ist eine revisionssichere Ablage, die Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar speichert. Die konkreten Fristen klären Sie mit Ihrer Kammer.
Darf ich US-Cloud-Dienste nutzen?
Bei Mandanten- und Patientendaten ist das in der Regel problematisch, weil die Daten die EU nicht ohne besondere Garantien verlassen dürfen. Ein Hosting im deutschen Rechenzentrum vermeidet dieses Problem von vornherein.
