Direkt buchbar
GoBD-konforme E-Mailarchivierung
Geschäftliche E-Mails mit steuerlich relevantem Inhalt müssen nach den GoBD aufbewahrt werden – das betrifft praktisch jedes Unternehmen. Mit unserer E-Mailarchivierung erfüllen Sie diese Anforderung automatisch: Ein- und ausgehende E-Mails werden fortlaufend archiviert und bleiben jederzeit auffindbar.
Single
Für Einzelunternehmer, Kanzlei-Einzelplätze und kleine Firmen mit Sammelarchiv.
- 100 GBArchivspeicher, erweiterbar
- 1 Sammel-/Journalpostfach1 Archivinstanz, 1 Archivzugang
- GoBD-konformautomatische Archivierung per BCC/Journalpostfach
- Web, Client & Outlook-Pluginjederzeit Zugriff auf Ihr Archiv
- Auch für externe Anbieterz. B. M365 per Journalpostfach
Archivierung
- GoBD-konforme Archivierung aller eingehenden E-Mails
- Mailserver bei webhostone: automatische Kopie aller ein- und ausgehenden E-Mails
- Externe Anbieter (z. B. M365): Anbindung per Journalpostfach
Zugriff
- Web-Interface, Client und Outlook-Plugin
- E-Mails durchsuchen, einsehen und herunterladen
Speicher
- +100 GB Archivspeicher 7,90 € mtl.
- +250 GB Archivspeicher 14,90 € mtl.
- +500 GB Archivspeicher 24,90 € mtl.
Einrichtung (einmalig)
- Postfach bei webhostone 9,90 €
- Externes Journalpostfach 19,90 €
Business
Für KMU mit mehreren Benutzern und M365-, Exchange- oder Google-Workspace-Umgebung.
- 5 Benutzerlizenzenindividuelle Benutzerrechte, erweiterbar
- 250 GBArchivspeicher, erweiterbar
- M365, Exchange & Google Workspacedirekte Integration
mit Benutzersynchronisation - Geo-redundantSicherung nach Tier-3-Konzept
- GoBD-konformArchivierung und Datensicherung für Firmen-Mails
Archivierung
- Bis zu 5 Sammelpostfächer bei Bedarf
- Sammel-/Journalpostfach oder direkte Anbindung
- Benutzersynchronisation mit M365, Exchange, Google Workspace
- GoBD-konforme Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
Zugriff
- 5 Benutzerlizenzen inklusive, individuell konfigurierbar
- Zugriff je Benutzer auf eigenes oder mehrere Postfächer
Speicher & Sicherheit
- 250 GB Archivspeicher inklusive, erweiterbar
- Geo-redundante Sicherung nach Tier-3-Konzept
- Zugriff per Web-Interface, Client und Outlook-Plugin
Speicher
- +100 GB Archivspeicher 7,90 € mtl.
- +250 GB Archivspeicher 14,90 € mtl.
- +500 GB Archivspeicher 24,90 € mtl.
Benutzer
- Zusatzbenutzer 5,90 € mtl.
- 5er-Benutzerpaket 24,90 € mtl.
- 10er-Benutzerpaket 44,90 € mtl.
Einrichtung (einmalig)
- Postfach bei webhostone 59,00 €
- Externes Journalpostfach 79,00 €
- M365 / Google Workspace 99,00 €
- Individuallösung nach Aufwand
Produkthighlights
Automatisch archivieren
Liegt Ihr Mailserver bei webhostone, hinterlegen wir direkt auf dem Server eine Kopie aller ein- und ausgehenden E-Mails – die Archivierung läuft vollautomatisch. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern.
Auch mit externen Anbietern
Sie nutzen M365, Exchange oder Google Workspace? Über ein Journalpostfach binden Sie auch externe Mailanbieter an das Archiv an. Im Business-Tarif ist zusätzlich eine direkte Integration mit Benutzersynchronisation möglich.
Jederzeit Zugriff
Auf Ihr Archiv greifen Sie per Web-Interface, Client oder Outlook-Plugin zu. E-Mails lassen sich durchsuchen, einsehen und bei Bedarf wiederherstellen.
Sicher und erweiterbar
Im Business-Tarif ist Ihr Archiv geo-redundant nach Tier-3-Konzept gesichert. Zusätzliche Benutzer und Speicher buchen Sie flexibel hinzu.
Für wen ist MailArchive?
- MailArchive Single richtet sich an Einzelunternehmer, Kanzlei-Einzelplätze und kleine Firmen: ein Archivzugang mit Sammelpostfach und 100 GB Speicher – alles, was dort eingeht, wird GoBD-konform archiviert.
- MailArchive Business richtet sich an KMU: fünf Benutzerlizenzen, 250 GB Speicher, individuelle Benutzerrechte und Synchronisation mit M365, Exchange oder Google Workspace. So sind GoBD-Anforderung und Datensicherung Ihrer Firmen-Mails zugleich abgedeckt.
- Einrichtung
Die Einrichtung übernehmen wir für Sie – je nach Anbindung gelten einmalige Einrichtungsgebühren (siehe Tabelle). Komplexere Integrationen richten wir auf Anfrage und gegen individuelles Angebot auf Stundenbasis ein. - Abgrenzung
Die Konfiguration Ihrer externen Mailumgebung (z. B. Journalregeln in M365) nehmen Sie oder Ihre IT-Betreuung vor – gerne unterstützen wir bei der Anbindung im Rahmen der Einrichtungspauschalen.
Hosting aus Deutschland – seit über 25 Jahren
webhostone ist ein deutscher Hosting-Anbieter mit Sitz in Bad Säckingen – seit 1998, mit echten Menschen statt Hotline-Schleifen. Ihre Daten liegen ausschließlich in ISO-zertifizierten deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform und mit AVV, betrieben zu 100 % mit erneuerbaren Energien aus Wasser- und Solarkraft. Bei Fragen erreichen Sie Ihren persönlichen Ansprechpartner, der Ihr Projekt kennt – im Notfall an 365 Tagen im Jahr. Dieser Anspruch überzeugt auch unabhängige Tester!
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet GoBD-konforme E-Mail-Archivierung?
GoBD-konform heißt: Steuerlich relevante E-Mails werden vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar im Originalformat aufbewahrt. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen, dass elektronisch empfangene Dokumente auch elektronisch archiviert werden – eine ausgedruckte E-Mail genügt nicht, weil Metadaten wie Absender, Empfänger und Zeitstempel verloren gehen. MailArchive erfüllt diese Anforderungen automatisch im Hintergrund.
Wer ist zur E-Mail-Archivierung verpflichtet?
Praktisch jedes Unternehmen in Deutschland – von der Einzelfirma bis zum Konzern. Sobald E-Mails Handels- oder Geschäftsbriefe ersetzen (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen), gelten die Aufbewahrungspflichten aus Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung. Das betrifft auch Freiberufler, Kanzleien und Handwerksbetriebe.
Wie lange müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden?
In der Regel 6 Jahre, bei Buchungsbelegen 8 Jahre. Handels- und Geschäftsbriefe – dazu zählen die meisten geschäftlichen E-Mails – müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Enthält eine E-Mail einen Buchungsbeleg wie eine Rechnung, gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von 8 Jahren (verkürzt von 10 Jahren durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz). Im Zweifel klärt Ihr Steuerberater, welche Fristen für Ihre Unterlagen gelten.
Reicht mein E-Mail-Backup nicht aus?
Nein – ein Backup ist keine Archivierung. Ein Backup sichert einen Momentzustand und wird regelmäßig überschrieben; gelöschte E-Mails verschwinden auch aus künftigen Backups. Ein GoBD-konformes Archiv erfasst dagegen jede E-Mail sofort und unveränderbar – auch wenn sie danach im Postfach gelöscht oder bearbeitet wird. Für die Aufbewahrungspflicht brauchen Sie ein Archiv, für den Ernstfall zusätzlich ein Backup.
Wie kommen meine E-Mails ins Archiv?
Vollautomatisch – Sie müssen nichts manuell ablegen. Liegt Ihr Mailserver bei webhostone, hinterlegen wir direkt auf dem Server eine Kopie aller ein- und ausgehenden E-Mails. Bei externen Anbietern richten Sie ein Journalpostfach ein, das an Ihr Archiv weiterleitet. Nach der Einrichtung läuft die Archivierung dauerhaft im Hintergrund.
Funktioniert MailArchive auch mit Microsoft 365 oder Google Workspace?
Ja. Über ein Journalpostfach binden Sie M365, Exchange, Google Workspace und andere Anbieter an Ihr Archiv an. Im Business-Tarif ist zusätzlich eine direkte Integration mit Benutzersynchronisation möglich – neue Postfächer werden dann automatisch berücksichtigt.
Wie greife ich auf archivierte E-Mails zu?
Per Web-Interface, Desktop-Client oder Outlook-Plugin – jederzeit und ohne Umweg über den Support. Sie durchsuchen Ihr Archiv im Volltext, sehen E-Mails samt Anhängen ein und stellen sie bei Bedarf mit wenigen Klicks wieder her, etwa nach versehentlichem Löschen.
Wo werden meine E-Mails gespeichert?
Ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Ihre Daten verlassen Deutschland nicht, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO ist inklusive. Im Business-Tarif wird das Archiv zusätzlich geo-redundant nach Tier-3-Konzept an einem zweiten Standort gesichert.
Was passiert, wenn der Archivspeicher voll ist?
Sie erweitern den Speicher flexibel, ohne Tarifwechsel. Zusätzlicher Archivspeicher ist in Stufen von 100, 250 oder 500 GB zubuchbar; im Business-Tarif kommen bei Bedarf weitere Benutzerlizenzen hinzu. Bestehende Archivdaten bleiben dabei unverändert erhalten.
Wie unterscheiden sich MailArchive Single und Business?
Single archiviert ein Sammelpostfach für eine Person, Business bildet Teams ab. MailArchive Single richtet sich an Einzelunternehmer und kleine Firmen: ein Archivzugang, ein Sammel-/Journalpostfach, 100 GB. MailArchive Business bringt fünf Benutzerlizenzen, 250 GB, individuelle Benutzerrechte, Synchronisation mit M365, Exchange oder Google Workspace und geo-redundante Sicherung.
Was kostet die Einrichtung?
Die Einrichtung übernehmen wir gegen eine einmalige Pauschale ab 9,90 €. Die Höhe hängt von der Anbindung ab (Postfach bei webhostone, externes Journalpostfach oder M365/Google Workspace). Komplexere Integrationen richten wir auf Anfrage und gegen individuelles Angebot ein.
Ist E-Mail-Archivierung mit der DSGVO vereinbar?
Ja – wenn private Nutzung geregelt ist. GoBD verlangt Aufbewahren, DSGVO verlangt Datensparsamkeit; der Konflikt entsteht vor allem bei privater E-Mail-Nutzung im Unternehmen. Üblich ist, die private Nutzung geschäftlicher Postfächer per Richtlinie auszuschließen – dann dürfen alle geschäftlichen E-Mails archiviert werden. Die Ausgestaltung solcher Richtlinien klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung; die technische Seite (Datenhaltung in Deutschland, AVV, Zugriffskontrolle) deckt MailArchive ab.
