IMAP oder POP3: Welches Protokoll passt zu Ihrem Postfach?

IMAP oder POP3: Diese Frage stellt jedes E-Mail-Programm beim Einrichten eines Postfachs, und viele klicken sich mit der Vorauswahl durch, ohne zu wissen, was sie damit festlegen. Dabei entscheidet das Protokoll darüber, ob Ihre E-Mails auf dem Server bleiben oder nur noch auf einem Gerät liegen, ob Smartphone und Rechner denselben Stand zeigen und ob ein defekter Laptop zehn Jahre Korrespondenz mitnimmt. Dieser Beitrag erklärt den Unterschied, nennt die richtigen Ports, zeigt, wann POP3 heute noch sinnvoll ist, und beschreibt, wie Sie ein bestehendes Postfach ohne Datenverlust umstellen.

Was ist der Unterschied zwischen IMAP und POP3?

POP3 (Post Office Protocol, Version 3) stammt aus den Neunzigerjahren und funktioniert wie ein Briefkasten: Das E-Mail-Programm holt die Nachrichten vom Server ab, speichert sie lokal und löscht sie standardmäßig auf dem Server. Der Server ist nur eine Durchgangsstation. Das Protokoll ist in RFC 1939 beschrieben und seit 1996 praktisch unverändert. IMAP (Internet Message Access Protocol) arbeitet umgekehrt: Die E-Mails bleiben auf dem Server, das Programm zeigt sie an und synchronisiert Ordner, Lesestatus und gelöschte Nachrichten. Jedes Gerät sieht denselben Stand. Wer auf dem Smartphone eine Mail als gelesen markiert oder in einen Ordner verschiebt, findet sie auf dem Rechner genauso wieder. Die aktuelle Fassung des Standards ist IMAP4rev2 (RFC 9051). Für die Praxis lässt sich der Unterschied auf einen Satz verdichten: Bei POP3 gehört das Postfach dem Gerät, bei IMAP gehört es dem Server. Alles Weitere, von der Nutzung auf mehreren Geräten bis zur Datensicherung, folgt daraus.

Wann ist POP3 heute noch die richtige Wahl?

Es gibt drei Situationen, in denen POP3 weiterhin Sinn ergibt. Erstens ein einzelnes Gerät ohne Bedarf an Synchronisation, etwa ein Rechner in einer Werkstatt, auf dem eine Bestell-Adresse abgerufen wird. Zweitens ein sehr kleines Postfach: Wer 250 MB Speicher hat und täglich Anhänge im zweistelligen Megabyte-Bereich bekommt, läuft mit IMAP schnell voll, mit POP3 nie. Drittens ein Arbeitsplatz ohne stabile Verbindung, weil POP3 nach dem Abruf komplett offline funktioniert. Für alle anderen Fälle ist IMAP die bessere Wahl, und zwar nicht nur wegen des Komforts. Das eigentliche Argument ist die Datensicherheit. Ein POP3-Postfach liegt ausschließlich auf der Festplatte des Rechners. Fällt diese aus oder wird der Rechner verschlüsselt, sind die E-Mails weg, sofern es kein lokales Backup gibt. Bei IMAP liegen die E-Mails auf dem Mailserver, der beim Hoster gesichert wird. Bei webhostone stehen die Mailserver in Deutschland, in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum, und laufen seit 1998 unter eigener Verantwortung. Wer zusätzlich eine lokale Kopie möchte, kann sie bei IMAP jederzeit über das Mail-Programm exportieren. Umgekehrt, von POP3 zurück auf den Server, ist es deutlich aufwendiger.

Welche Ports und Einstellungen brauchen IMAP und POP3?

Die Einstellungen unterscheiden sich nur beim Posteingangsserver. Der Versand läuft in beiden Fällen über SMTP. Die folgende Tabelle zeigt die Werte, wie sie bei webhostone gelten; bei anderen Anbietern sind die Ports in aller Regel identisch, nur der Servername ist ein anderer.

Die Ports 993 und 995 sind bei webhostone nur mit aktiver Verschlüsselung erreichbar. Als Servernamen tragen Sie für die verschlüsselte Verbindung den Namen des Servers ein, auf dem Ihr Webspace liegt, gefolgt von serverdomain.org (zum Beispiel xa1.serverdomain.org); den Servernamen finden Sie im Kundenlogin. Die Details, einschließlich der Besonderheiten in Outlook, stehen in der Anleitung E-Mails SSL-verschlüsselt senden und empfangen. Unverschlüsselter Abruf über Port 143 oder 110 ist technisch weiterhin möglich, aber nicht mehr zeitgemäß: Benutzername und Passwort gehen dann im Klartext durch das Netz. Aus dem Ausland ist Port 25 häufig gesperrt; verwenden Sie dann Port 587.

Was bedeutet die Wahl für Speicherplatz, Backup und Archivierung?

Bei IMAP ist der Speicherplatz auf dem Server die begrenzende Größe. In den Webhosting-Tarifen von webhostone stehen dafür 25 GB Mail-Speicher zur Verfügung, die sich im Adminpanel frei auf die einzelnen Konten verteilen lassen. Für ein Unternehmenspostfach, das nach fünf Jahren 15 GB umfasst, reicht das aus, wenn das Kontingent nicht gleichmäßig auf zwanzig Adressen verteilt wird, sondern dort landet, wo die Anhänge ankommen. Ein Blick in das Adminpanel einmal im Quartal genügt, um volle Postfächer zu vermeiden. Bei POP3 stellt sich die Frage nicht, dafür wandert das Problem auf die lokale Festplatte und in die Verantwortung des Nutzers.

Ein häufiges Missverständnis betrifft die Archivierung. Weder ein IMAP-Postfach noch ein lokaler POP3-Ordner sind ein revisionssicheres Archiv im Sinne der GoBD, denn in beiden kann der Nutzer Nachrichten löschen oder verändern. Geschäftliche E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe oder als Buchungsbelege gelten, müssen je nach Inhalt sechs oder acht Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Das leistet nur eine Archivierung, die unabhängig vom Mail-Programm arbeitet. Bei der GoBD-konformen E-Mail-Archivierung mit MailArchive wird direkt auf dem Mailserver eine Kopie jeder ein- und ausgehenden Nachricht abgelegt, bevor ein Client sie abruft. Damit spielt es für die Archivpflicht keine Rolle mehr, ob ein Mitarbeiter IMAP oder POP3 nutzt oder ob er eine Mail versehentlich löscht. Für POP3-Nutzer ist das der wichtigste Punkt: Das Löschen vom Server nach dem Abruf ist nur dann unbedenklich, wenn die Archivierung vorher greift.

Wie stellen Sie ein Postfach von POP3 auf IMAP um?

Die Umstellung ist unkompliziert, wenn Sie in der richtigen Reihenfolge vorgehen. Sichern Sie zuerst den lokalen POP3-Ordner, etwa als Export Ihres Mail-Programms. Richten Sie dann dasselbe Postfach ein zweites Mal ein, diesmal als IMAP-Konto mit Port 993. Beide Konten erscheinen jetzt nebeneinander in der Ordnerliste. Verschieben Sie anschließend per Drag-and-drop die Ordner und Nachrichten aus dem alten POP3-Konto in das neue IMAP-Konto. Dabei werden die E-Mails auf den Server hochgeladen, was je nach Umfang einige Stunden dauern kann und eine stabile Verbindung braucht. Prüfen Sie im Webmailer, ob die Ordner angekommen sind, und entfernen Sie erst dann das POP3-Konto aus dem Programm. Der lokale Export bleibt als Reserve liegen, bis die Umstellung auf allen Geräten abgeschlossen ist. Zwei Fallstricke sind erwähnenswert. Wer in den POP3-Einstellungen "Kopie auf dem Server belassen" aktiviert hatte, findet nach der Umstellung Dubletten im Posteingang; sie lassen sich über die Sortierung nach Datum schnell bereinigen. Und wer mehrere Geräte betreibt, sollte die Umstellung an einem Gerät abschließen, bevor die anderen folgen, sonst laden zwei Programme gleichzeitig unterschiedliche Stände hoch. Der Weg über zwei parallel eingerichtete Konten funktioniert übrigens genauso beim Wechsel des Anbieters, wenn ein Postfach von einem alten zu einem neuen Mailserver umziehen soll.

Was hat sich 2026 bei Gmail geändert, und was heißt das für Ihr Postfach?

Ein aktueller Anlass, sich mit der Frage IMAP oder POP3 zu beschäftigen, kommt von Google. Im Januar 2026 hat Gmail die Funktion "Nachrichten von anderen Konten abrufen" und die Erweiterung Gmailify eingestellt. Viele Selbstständige hatten damit ihr geschäftliches Postfach von der eigenen Domain per POP3 in die Gmail-Oberfläche geholt. Dieser Weg ist geschlossen. Google verweist stattdessen auf IMAP, was in der Praxis bedeutet: Das Postfach der eigenen Domain wird als eigenständiges IMAP-Konto in einem Mail-Programm oder in der Gmail-App eingerichtet, nicht mehr in das Gmail-Postfach hineinkopiert. Wer es lieber umgekehrt hält und alle Adressen an einem Ort bündeln möchte, kann dafür den E-Mail-Sammeldienst im Adminpanel nutzen: Er holt Nachrichten aus fremden Postfächern in das Postfach bei webhostone, das dann per IMAP auf allen Geräten verfügbar ist. Für Unternehmen ist die Änderung bei Gmail auch ein Anlass, die Zuständigkeit zu prüfen. Ein geschäftliches Postfach, das in einem privaten Gmail-Konto landet, liegt außerhalb der Kontrolle des Unternehmens; mit einem Webhosting-Tarif mit eigenen Postfächern bleiben die Daten auf dem eigenen Mailserver in Deutschland.

IMAP, POP3 oder Exchange: Welche Variante passt zu welchem Bedarf?

Neben den beiden klassischen Protokollen gibt es für Unternehmen eine dritte Option. Exchange beziehungsweise Microsoft 365 synchronisiert nicht nur E-Mails, sondern auch Kalender, Kontakte und Aufgaben über alle Geräte hinweg und ist die richtige Wahl, wenn ein Team gemeinsame Kalender und Postfächer braucht. Für reine E-Mail-Kommunikation ist IMAP ausreichend und deutlich günstiger. Die Tabelle fasst die Entscheidung zusammen.

Wenn Sie unsicher sind, welche Variante zu Ihrem Betrieb passt: Bei webhostone ist IMAP in allen Webhosting-Tarifen enthalten, Microsoft 365 mit Exchange-Postfächern lässt sich ergänzend buchen, und der Support beantwortet die Frage am Telefon, bevor Sie etwas umstellen.