Quickstart: MailArchive
Geschäftliche E-Mails mit steuerlich relevantem Inhalt müssen nach den GoBD aufbewahrt werden – das betrifft praktisch jedes Unternehmen. Mit unserer E-Mailarchivierung erfüllen Sie diese Anforderung automatisch: Ein- und ausgehende E-Mails werden fortlaufend archiviert und bleiben jederzeit auffindbar. Revisionssicher und ohne eigenen Aufwand – gehostet in deutschen Rechenzentren.
Erste Schritte
Sobald Sie MailArchive über das KCC gebucht haben, hinterlegen wir für die ausgewählten E-Mail Adressen direkt auf dem Server eine Kopie aller ein- und ausgehenden E-Mails. Die Archivierung läuft vollautomatisch, wodurch Sie sich um nichts mehr kümmern müssen. Ihre Zugangsdaten erhalten Sie per E-Mail. Dort finden Sie Ihren Benutzernamen, Passwort, sowie einen Link zum WebArchive.
Die archivierten E-Mails lassen sich über 3 Wege abrufen:
- Browser
Externe Mails archivieren
Auch wenn Sie Ihre Mails extern hosten, können Sie diese mit MailArchive über ein Journalpostfach archivieren. Hierfür müssen Sie Ihre ein- und ausgehenden Mails auf Ihre interne Archivadresse umleiten bzw. eine Kopie senden. Bei den meisten Anbietern lässt sich das ganz einfach einrichten.
Ihre interne Archivadresse bildet sich aus dem letzen Teil der Web-URL @ archiv.webhostone.de
z.B: mailarchiv.webhostone.de/k-12345-12f34f5 → k-12345-12f34f5@archiv.webhostone.de
Browser
Über das Web-Interface können Sie Ihre archivierten Mails ganz einfach im Browser abrufen. Den Link hierzu, haben Sie zusammen mit Ihren Zugangsdaten per E-Mail erhalten. Rufen Sie diesen auf und loggen Sie sich anschließend mit Ihren Zugangsdaten ein.
Nach dem Login sehen Sie auf der linken Seite Ihre Archive, eine Suchfunktion, sowie gespeicherte Suchen. Über das + Symbol neben dem jeweiligen Archiv oder Ordner, lassen sich neue Ordner oder Unterordner anlegen. Bitte beachten Sie, dass Ordner aufgrund der Revisionssicherheit nicht wieder gelöscht werden können. Sie können diese lediglich umbenennen oder verschieben.
Ihre archivierten Mails landen immer in Ihrer Inbox: “Mein Archiv” → interne Adresse → “INBOX”
Bitte beachten Sie, dass diese Ordner erst zu sehen sind, sobald die erste Mail archiviert wurde.
Wenn Sie auf eine Mail klicken, öffnet sich der Inhalt dieser. Weiterhin finden Sie wichtige Daten, wie das Datum der Mail, das Datum der Archivierung, sowie Absender und Empfänger.
Über das Header Menü können Sie eine ausgewählte E-Mail als .eml oder als .msg Datei herunterladen, diese in einen anderen Ordner verschieben, erneut verschicken, ausdrucken oder den Quelltext der E-Mail anzeigen.
Client
Auf Windows Geräten können Sie Ihre archivierten Mails über den Client abrufen. Laden Sie den Client über folgenden Link herunter: mailarchiv.webhostone.de
Öffnen Sie die Installer-Datei und folgen Sie den Anweisungen, bis die Installation abgeschlossen ist.
Starten Sie anschließend den installierten Client.
Geben Sie im Feld “Server” zuerst die vollständige URL Ihres Archivs ein. Diese finden Sie in der E-Mail mit Ihren Zugangsdaten. Sie ist folgendermaßen aufgebaut: https://mailarchiv.webhostone.de/"benutzername"
Loggen Sie sich anschließend mit Ihren MailArchive Zugangsdaten ein.
Der Client funktioniert grundsätzlich so wie die Web-Ansicht und verfügt über den selben Aufbau, so wie die selben Funktionen. Ihre archivierten Mails finden Sie unter “Eigenes Archiv” → interne Adresse → “INBOX”
Der Client verfügt ausserdem über eine umfassende Suchfunktion:
Outlook Add-In
Auf Windows Geräten können Sie Ihre archivierten Mails zusätzlich über ein Outlook Add-In abrufen. Laden Sie das Add-In über folgenden Link herunter: https://mailarchiv.webhostone.de/
Bitte beachten Sie, dass Add-Ins aktuell nur in Legacy Outlook unterstützt werden.
Öffnen Sie die Installer-Datei und folgen Sie den Anweisungen, bis die Installation abgeschlossen ist.
Starten Sie anschließend Outlook.
Klicken Sie zunächst auf “E-Mail-Archiv” → “Einstellungen” und tragen Sie Ihre Server URL ein. Diese finden Sie in der E-Mail mit Ihren Zugangsdaten. Sie ist folgendermaßen aufgebaut: https://mailarchiv.webhostone.de/"benutzername"
Gehen Sie dann zu “E-Mail-Archiv” → “Archivordner” und loggen Sie sich anschließend mit Ihren Zugangsdaten ein.
Das Outlook Add-In ist visuell etwas anders aufgebaut, funktioniert grundsätzlich aber so wie die Web-Ansicht. Ihre archivierten Mails finden Sie unter “Eigenes Archiv” → interne Adresse → “INBOX”
Über das Header Menü finden Sie die nötigen Funktionalitäten, wie z.B. die “Erweiterte Suche”, “E-Mail Öffnen”, “E-Mail wiederherstellen” etc.
