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Unified Mail Archive - Innovative E-Mail Archivierung

Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß. Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) uneingeschränkt. Es gibt keine Hintertüren mehr - Nicht zu archivieren ist eine Straftat und kann empfindliche Strafen nach sich ziehen (vgl. § 162 AO, § 283 StGB)

Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden.
Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass auch bei einer strukturierten Ablage ein Informationschaos entsteht. Mail-Server laufen immer mehr voll, verlieren an Perfomance und Lizenz-/Speicher-Kosten steigen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen. Aus diesem Grund bieten wir das Unified Mail Archive an, das die wichtigsten Anforderungen abdeckt.

 

Preise & Angebote

Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen unterbreiten wir jedem Interessenten ein individuelles Angebot und beraten Sie bei der Findung der zu Ihrem Unternehmen passenden Lösung. Fragen Sie uns an!

Ihre maßgeschneiderte E-Mailarchivierung ist nur einen Klick entfernt:

Grundangebot:

 ✓ 10 Postfächer 1)

 ✓ 50 GB Speicher

 ✓ inkl. Backup

 ✓ inkl. Wartungsvertrag

                                                                

✓ 99,90 € pro Monat*

 

Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate, die laufenden Kosten werden monatlich belastet. Der Vertrag verlängert sich automatisch um eine weitere Laufzeit sofern er nicht mit einer Frist von 30 Tagen zum Vertragsende gekündigt wurde. Der Vertrag beeinhaltet 2 Stunden monatliche Wartung für Filteranpassungen, Recherchen, etc. Nicht genutzte Zeitkontigente verfallen zum Monatsende. Die Einrichtungsgebühr beträgt einmalig 99 €*.

1) In der Grundlizenz sind 10 Postfächer inklusive (größere Postfachpakete sind möglich). Diese können als Zuständigkeitbereiche oder Benutzer verstanden werden, da nicht jede Person im Unternehmen auf jede Mail Zugriff haben sollte. Sollen z.B. Mitarbeiterpostfächer archiviert werden, wird jeder wohl ein eigenes Postfach erhalten. Auch die Geschäftsführung erhält meist ein eigenes Postfach.

Die Features im Überblick

  • Archivierung
  • Gesetzteskonform
  • Sicherheit
  • Dokumenten-Management
  • Flexibilität
  • Zeitstempel
  • Outlook

Archivierung

  • 100-prozentige Archivierung aller ein-/ausgehenden und internen E-Mails für beliebig lange Zeiträume und nach einfach festzulegenden Regeln
  • Regelbasierte Speicherung von wichtigen E-Mail-Korrespondenzen und angehängten Dokumenten wie Angebote, Rechnungen, medizinische Unterlagen etc.
  • Automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen für Behörden, Unternehmen, Kliniken, Kanzleien und allen weiteren Organisationsformen
  • Automatische Archivierung kompletter E-Mail-Datenströme

Gesetzeskonform

Die Gesetze zur E-Mail-Archivierung verlangen die unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiträume - 6, 10, 30 Jahre oder so gar ewig. Die Bedeutung der E-Mail-Archivierung geht damit schon lange über die Entlastung eines Mail-Servers hinaus.

Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard.

 

Sicherheit

  • Abhörsichere Verbindungsverschlüsselung via TLS 1.2
  • Einstellbares Vier-Augen-Prinzip unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen

Dokumenten-Management

  • Leistungsstarke Suchmaschine für E-Mails und Dokumente
  • Sortierung, Kategorisierung und Indexierung von E-Mails und Dokumenten
  • Automatisches Anlegen von E-Mail-Archivierungspostfächern im laufenden Betrieb
  • Umfassende Indizierung aller Elemente (inkl. OCR)

 

Einfacher Zugriff

  • Einfachter Zugriff mit jedem E-Mail-Programm von überall
  • Erweiterbarer Speicherplatz

Zeitstempel

Das WHO Unified Mail Archive verwendet für die Langzeit-Archivierung qualifizierte Zeitstempel, die täglich jeder UMA automatisch von einem akkreditierten deutschen Trustcenter zur Verfügung gestellt werden. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn viele andere Archivierungslösungen verwenden diese nicht. Wenn in das UMA-Archiv signierte und nicht signierte E-Mails sowie Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind. Mit diesen Zeitstempeln können alle E-Mails und Dokumente automatisch nach gesetzlichen Anforderungen versehen und archiviert werden.

Mittels einer kryptographischen Signatur wird die Beweiswerterhaltung der Dokumente und E-Mails laufen gesichert. Die Implementation des Langzeitarchivs folgt der Vorgabe der technischen Richtlinie 03125 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik - BSI.

Outlook kompatibel

Das UMA Outlook-Plugin ermöglicht eine komfortable Integration des UMA-DMS in die gewohnte Outlook-Oberfläche. Mit der leicht erreichbaren Suche werden E-mails, Dokumente und Bilder schnell gefunden. Durch einen Klick werden gelöschte E-Mails aus dem Archiv in einen beliebigen Ordner wiederhergestellt.

Einfacher Import von E-Mail-Datenbeständen in das UMA: Mit dem UMA PST-Import Tool besteht die einfache Möglichkeit, E-Mails direkt aus einer Outlook PST-Datei oder einem Outlook Konto in das UMA-Archiv zu importieren.

* Alle Preise inkl. 19 % MwSt.