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Das Archivierungsgesetz – rechtssicher E-Mails aufbewahren
Die rechtliche Grundlage dafür, wie und in welcher Form E-Mails im Firmenkontext aufbewahrt werden müssen, werden durch
- die GoBD
- das Handelsgesetzbuch (HGB) und
- das Steuerrecht
definiert. Damit ihr und euer Unternehmen vor Strafmaßnahmen und Schadensfällen geschützt seid, müssen die E-Mails archiviert werden. Die Gesetze zur E-Mail-Archivierung verlangen die unveränderte und unveränderbare Speicherung.
Themen:
- Pflicht zur E-Mail Archivierung
- Welche E-Mails müssen archiviert werden
- Rechtssicherheit
- Entlastung der Mail-Server
- Einsparungen bei den IT-Kosten
- Manipulationssicherheit
- Zeitstempel
- Erhöhung der Produktivität
- Entlastung der IT-Administratoren
- Fazit
GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Während das HGB generelle Richtlinien zur allgemeinen Aufbewahrung von „Schriftstücken“ beschreibt, liefern das Steuerrecht und die Abgabenordnung (AO) hierzu umfangreiche Anweisungen zur Art und Dauer der E-Mail-Archivierung. Welche Richtlinien greifen, ergeben sich u. a. aus der Rechtsform des Unternehmens, dessen Tätigkeitsbereich sowie dem entsprechenden E-Mail-Inhalt.
Grundsätzlich besteht eine Archivierungspflicht. Geschäftsbezogene E-Mails müssen langfristig aufbewahrt werden.
Welche elektronischen Geschäftskorrespondenzen archiviert werden müssen, ergibt sich zum einen aus dem Handelsgesetzbuch, in dem es im Rahmen der Buchführungspflicht heißt: „Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe zurückzubehalten.“ Darüber hinaus ist das das Steuerrecht zu beachten.
Zu den E-Mails, die als Handelsbriefe gelten und demnach aufzubewahren sind, gehören folgende Arten:
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Aufträge, Angebote und Auftragsbestätigungen
- Frachtbriefe
- Rechnungen und Zahlungsbelege
- Lieferpapiere
- Versandanzeigen
- Reklamationsschreiben
- Verträge
- Alle weiteren buchhalterisch relevanten Unterlagen
Allgemein gilt: Jede E-Mail-Korrespondenz mit geschäftlichem Anliegen muss strukturiert abgelegt werden. Das gilt auch und insbesondere für Dateianhänge.
Achtung: Werbemailings müssen nicht aufbewahrt werden. Auch E-Mails, die lediglich auf einen beigefügten Anhang – beispielsweise eine Rechnung – verweisen und damit lediglich als „Transportmittel“ dienen, können wieder gelöscht werden.
Gemäß § 147 Abgabenordnung sind die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufende E-Mails sechs Jahre aufzubewahren. Sollten die E-Mails dagegen Buchungsbelege, Rechnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse oder auch Lageberichte enthalten, betragen die Aufbewahrungsfristen 10 Jahre, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Nach Ablauf der Frist brauchen, die Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind.
Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass auch bei einer strukturierten Ablage ein Informationschaos entsteht. Mail-Server laufen immer mehr voll, verlieren an Performance und Lizenz-/Speicher-Kosten steigen. Mit der Archivierung nach dem höchsten deutschen Standard wird der Server entlastet und dadurch schneller.
Du brauchst dir keine Sorgen mehr machen, die Daten sind gesichert. Du hast den Kopf frei für andere Dinge und musst keinen Mitarbeiter damit beauftragen. Mit dem E-Mail-Archiv kannst du dich darauf verlassen, dass alle Nachrichten verfügbar sind. Die Mails und die Anhänge in anderen Ordner abzulegen, ist nicht mehr nötig. Mehr Speicherplatz bei dir und mehr Sicherheit.
Ein weiterer Pluspunkt, durch den schmaleren Datensatz können Backups wesentlich schneller durchgeführt werden und der Geschäftsbetrieb nimmt im Ernstfall schnell seinen gewohnten Gang.
Um dich vor versehentlichen oder vielleicht sogar vor mutwilligen Datenverfälschungen zu schützen, ist Archivierung eine sinnvolle Maßnahme. Rechtlich gesehen ist die manipulationssichere Aufbewahrung Pflicht.
Das WHO Unified Mail Archive verwendet für die Langzeit-Archivierung qualifizierte Zeitstempel, die täglich jeder UMA automatisch von einem akkreditierten deutschen Trustcenter zur Verfügung gestellt werden. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn viele andere Archivierungslösungen verwenden diese nicht. Wenn in das UMA-Archiv signierte und nicht signierte E-Mails sowie Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind.
Einmal eingerichtet läuft die Archivierung automatisch. Postfachorganisation und Pflege entfällt, eine gesuchte E-Mail ist durch die Suchfunktion schnell auffindbar. Du hast den Kopf frei für laufende Projekte oder neue Ideen, die Dich und deine Firma voranbringen.
Eine einmalige Konfiguration reicht aus, danach läuft die Archivierung nach den selbst ernannten Regeln. Der Prozess arbeitet im Hintergrund und behindert den Alltag nicht. Scheidet ein Mitarbeiter aus der Firma aus, sind die Daten gesichert und wichtige Absprachen und Informationen immer noch vorhanden.
Die Gesetzeslage zum Thema: E-Mail-Archivierung ist eindeutig. Deshalb ist es sinnvoll, sich ein Konzept zu erstellen. Ein gewissenhaftes IT-Risikomanagement ist unumgänglich, hier nimmt die Archivierung einen besonderen Stellenwert ein. Elektronisch gespeicherte Mitteilungen sollen revisionssicher und so gespeichert werden, dass sie schnell wieder auffindbar sind.
