7 Gründe, warum E-Mail-Archivierung unumgänglich ist!

Macht ihr das auch so? Jeden Morgen überprüfe ich als Erstes meine Mails und sortiere sie schon einmal vor.

Laut einer repräsentativen Befragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom erhalten wir pro Tag durchschnittlich 21 Mails für berufliche Zwecke. Eine unglaubliche Menge an Daten und ein wichtiges Thema für alle Firmen.

Warum ein einfaches Back-up nicht ausreichend ist und wie ihr jeden Monat Zeit und Geld sparen könnt, seht ihr hier:

 

7 Gründe, warum E-Mail-Archivierung unumgänglich ist!


 

Gründe für die E-Mail-Archivierung

 

Rechtssicherheit

Damit ihr und euer Unternehmen vor Strafmaßnahmen und Schadensfällen geschützt seid, müssen die E-Mails archiviert werden. Die Gesetze zur E-Mail-Archivierung verlangen die unveränderte und unveränderbare Speicherung.

Gemäß § 147 Abgabenordnung sind die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufende E-Mails sechs Jahre aufzubewahren. Sollten die E-Mails dagegen Buchungsbelege, Rechnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse oder auch Lageberichte enthalten, betragen die Aufbewahrungsfristen 10 Jahre, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Nach Ablauf der Frist brauchen, die Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind.

 

Entlastung der Mail-Server

Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass auch bei einer strukturierten Ablage ein Informationschaos entsteht. Mail-Server laufen immer mehr voll, verlieren an Performance und Lizenz-/Speicher-Kosten steigen. Mit der Archivierung nach dem höchsten deutschen Standard wird der Server entlastet und dadurch schneller.

 

Einsparungen bei den IT-Kosten

Du brauchst dir keine Sorgen mehr machen, die Daten sind gesichert. Du hast den Kopf frei für andere Dinge und musst keinen Mitarbeiter damit beauftragen. Mit dem E-Mail-Archiv kannst du dich darauf verlassen, dass alle Nachrichten verfügbar sind. Die Mails und die Anhänge in anderen Ordner abzulegen, ist nicht mehr nötig. Mehr Speicherplatz bei dir und mehr Sicherheit.

Ein weiterer Pluspunkt, durch den schmaleren Datensatz können Back-ups wesentlich schneller durchgeführt werden und der Geschäftsbetrieb nimmt im Ernstfall schnell seinen gewohnten Gang.

 

Manipulationssicherheit

Um dich vor versehentlichen oder vielleicht sogar vor mutwilligen Datenverfälschungen zu schützen, ist Archivierung eine sinnvolle Maßnahme. Rechtlich gesehen ist die manipulationssichere Aufbewahrung Pflicht.

 

Zeitstempel

Das WHO Unified Mail Archive verwendet für die Langzeit-Archivierung qualifizierte Zeitstempel, die täglich jeder UMA automatisch von einem akkreditierten deutschen Trustcenter zur Verfügung gestellt werden. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn viele andere Archivierungslösungen verwenden diese nicht. Wenn in das UMA-Archiv signierte und nicht signierte E-Mails sowie Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind.

 

Erhöhung der Produktivität

Einmal eingerichtet läuft die Archivierung automatisch. Postfachorganisation und Pflege entfällt, eine gesuchte E-Mail ist durch die Suchfunktion schnell auffindbar. Du hast den Kopf frei für laufende Projekte oder neue Ideen, die Dich und deine Firma voranbringen.

 

Entlastung der IT-Administratoren

Eine einmalige Konfiguration reicht aus, danach läuft die Archivierung nach den selbst ernannten Regeln. Der Prozess arbeitet im Hintergrund und behindert den Alltag nicht. Scheidet ein Mitarbeiter aus der Firma aus, sind die Daten gesichert und wichtige Absprachen und Informationen immer noch vorhanden.

 

Fazit:

Die Gesetzeslage zum Thema: E-Mail-Archivierung ist eindeutig. Deshalb ist es sinnvoll, sich ein Konzept zu erstellen. Ein gewissenhaftes IT-Risikomanagement ist unumgänglich, hier nimmt die Archivierung einen besonderen Stellenwert ein. Elektronisch gespeicherte Mitteilungen sollen revisionssicher und so gespeichert werden, dass sie schnell wieder auffindbar sind. Das Unified Mail Archive deckt diese Anforderungen für dich ab.

 

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