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UNIFIED MAIL ARCHIVE

Innovative E-Mail Archivierung
Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß. Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) uneingeschränkt. Es gibt keine Hintertüren mehr!

Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivierungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail-Nutzung führt dazu, dass auch bei einer strukturierten Ablage ein Informationschaos entsteht. Mail-Server laufen immer mehr voll, verlieren an Perfomance und Lizenz-/Speicher-Kosten steigen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen. Aus diesem Grund bieten wir das Unified Mail Archive an, das die wichtigsten Anforderungen abdeckt.
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Die Pflicht zur Archivierung von E-Mails mit (geschäftlicher Relevanz) ist gesetzlich verankert und Verstöße ziehen auch für kleine und mittelständische Unternehmen empfindliche Strafen nach sich.
Vgl. u.a. §§ 238 HGB, 162 AO, 283 StGB

ARCHIV BASIC

Für Jedermann

Damit wir auch kleineren Firmen und Unternehmen die gesetzliche Anforderung zu einem vernünftigen Preis anbieten können, bieten wir mit unseren Archiv-Basic Postfächern eine Möglichkeit, Ihr geschäftliches Postfach gesetzlich zu sichern und zu archivieren.

Die laufenden Kosten werden monatlich belastet. Der Vertrag verlängert sich automatisch um eine weitere Laufzeit sofern er nicht mit einer Frist von 30 Tagen zum Vertragsende gekündigt wurde.

Flexibler Abrechnungsintervall:
ARCHIV BASIC

€ 12,99* pro Monat

€ 9,99* pro Monat

monatliche Vertragslaufzeit
jährliche Vertragslaufzeit
1 GoBD konformes Archivpostfach
300 GB Speicher
inklusive Backup
inklusive Wartungsvertrag

* Alle Preise inkl. 19 % MwSt. (DE), EU-Länder abweichend.
zzgl. € 29,00 Einrichtungsgebühr

BEISPIELANGEBOT

€ 99,90* pro Monat

zzgl. € 99,00* Einrichtungsgebühr
ab 10 Postfächer 1
ab 50 GB Speicher
inkl. eigenem managed Server, welcher zur Archivierung dient
inklusive Backup
inklusive Wartungsvertrag
* Alle Preise inkl. 19 % MwSt. (DE), EU-Länder abweichend.

EIGENSTÄNDIGER ARCHIVSERVER

Für große Ansprüche

Für größere Anforderungen empfehlen wir einen eigenständigen Archivserver. Hier sind Sie in der Verwaltung der Ressourcen und auch bei der Konfiguration viel flexibler. Da wir hierbei exakt auf Ihre Bedürfnisse eingehen möchten, werden wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot unterbreiten.

Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate, die laufenden Kosten werden monatlich belastet. Der Vertrag verlängert sich automatisch um eine weitere Laufzeit sofern er nicht mit einer Frist von 30 Tagen zum Vertragsende gekündigt wurde. Der Vertrag beeinhaltet 2 Stunden monatliche Wartung für Filteranpassungen, Recherchen, etc. Nicht genutzte Zeitkontigente verfallen zum Monatsende. Die Einrichtungsgebühr beträgt einmalig 99 € *.

1) In der Grundlizenz sind 10 Postfächer inklusive (größere Postfachpakete sind möglich). Diese können als Zuständigkeitbereiche oder Benutzer verstanden werden, da nicht jede Person im Unternehmen auf jede Mail Zugriff haben sollte. Sollen z.B. Mitarbeiterpostfächer archiviert werden, wird jeder wohl ein eigenes Postfach erhalten. Auch die Geschäftsführung erhält meist ein eigenes Postfach.

Alle bei uns gehosteten E-Mail-Adressen sind technisch auf eine E-Mail-Archivierung vorbereitet und erfordern kein Zutun Ihrerseits. Ebenso lässt sich auch Office 365 problemlos einrichten.
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...optimiert!

WIE FUNKTIONIERT DAS

Um eine effektive Archivierung zu gewährleisten, arbeitet die E-Mail-Archivierung mit einem Sammelpostfach. In unserem Mailserver wird eine BCC-Weiterleitung (Blind-Kopie) eingerichtet, welche alle ein- und ausgehenden E-Mails von der gebuchten E-Mail-Adresse kopiert und an den Archivierungsserver weiterleitet. Der Archivserver ruft diese E-Mail-Kopien ab, archiviert diese in unterschiedlichen Formaten und signiert diese Emails im Anschluss mit einem gültigen Zeitstempel, damit die Revisionssicherheit und alle gesetzlichen Anforderungen gewährleistet ist.
Somit ist die Archivierung von Ihrem regulären E-Mail-Versand unabhängig, wodurch für Sie keine Verzögerung im E-Mail-Betrieb entstehen und Sie sich um nichts kümmern müssen.

Sollten Sie einen alternativen E-Mail-Server wie z.B. Microsoft Exchange verwenden, können Sie trotzdem unsere E-Mail-Archivierung implementieren - fragen Sie uns einfach an!
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DIE FEATURES IM ÜBERBLICK

ARCHIVIERUNG

  • 100-prozentige Archivierung aller ein-/ausgehenden und internen E-Mails für beliebig lange Zeiträume und nach einfach festzulegenden Regeln
  • Regelbasierte Speicherung von wichtigen E-Mail-Korrespondenzen und angehängten Dokumenten wie Angebote, Rechnungen, medizinische Unterlagen etc.
  • Automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen für Behörden, Unternehmen, Kliniken, Kanzleien und allen weiteren Organisationsformen
  • Automatische Archivierung kompletter E-Mail-Datenströme

ZEITSTEMPEL

Das WHO Unified Mail Archive verwendet für die Langzeit-Archivierung qualifizierte Zeitstempel, die täglich jeder UMA automatisch von einem akkreditierten deutschen Trustcenter zur Verfügung gestellt werden. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn viele andere Archivierungslösungen verwenden diese nicht. Wenn in das UMA-Archiv signierte und nicht signierte E-Mails sowie Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind.

Mit diesen Zeitstempeln können alle E-Mails und Dokumente automatisch nach gesetzlichen Anforderungen versehen und archiviert werden.Mittels einer kryptographischen Signatur wird die Beweiswerterhaltung der Dokumente und E-Mails laufend gesichert. Die Implementation des Langzeitarchivs folgt der Vorgabe der technischen Richtlinie 03125 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik - BSI.

OUTLOOK

Das UMA Outlook-Plugin ermöglicht eine komfortable Integration des UMA-DMS in die gewohnte Outlook-Oberfläche. Mit der leicht erreichbaren Suche werden E-Mails, Dokumente und Bilder schnell gefunden. Durch einen Klick werden gelöschte E-Mails aus dem Archiv in einen beliebigen Ordner wiederhergestellt.
Einfacher Import von E-Mail-Datenbeständen in das UMA: Mit dem UMA PST-Import Tool besteht die einfache Möglichkeit, E-Mails direkt aus einer Outlook PST-Datei oder einem Outlook Konto in das UMA-Archiv zu importieren.

GESETZESKONFORM

Die Gesetze zur E-Mail-Archivierung verlangen die unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiträume - 6, 10, 30 Jahre oder sogar ewig. Die Bedeutung der E-Mail-Archivierung geht damit schon lange über die Entlastung eines Mail-Servers hinaus.
Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard.

DOKUMENTEN-MANAGEMENT

  • Leistungsstarke Suchmaschine für E-Mails und Dokumente
  • Sortierung, Kategorisierung und Indexierung von E-Mails und Dokumenten
  • Automatisches Anlegen von E-Mail-Archivierungspostfächern im laufenden Betrieb
  • Umfassende Indizierung aller Elemente (inkl. OCR)
  • Einfacher Zugriff mit jedem E-Mail-Programm von überall
  • Erweiterbarer Speicherplatz

SICHERHEIT

  • Abhörsichere Verbindungsverschlüsselung via TLS
  • Einstellbares Vier-Augen-Prinzip unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen

HÄUFIGE FRAGEN

Warum muss ich meine E-Mails archivieren?
In Artikel 32 fordert die DSGVO: „Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten“. Der Gesetzgeber sagt auch, dass man den aktuellen Stand der Technik berücksichtigen muss. Bei einer unangekündigten Steuerprüfung müssen Firmen Ihre Unterlagen offenlegen können. Das verpflichtet dazu, das Thema Datensicherheit immer weiter zu verfolgen und zu optimieren. Die Archivierung bei WebhostOne erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard.
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