Kanzlei gründen: die digitale Checkliste für den Start
Wer eine Kanzlei gründet, denkt an Zulassung, Kammer, Berufshaftpflicht und Büro – der digitale Teil steht selten oben auf der Liste. Dabei entscheidet er mit, wie professionell die Kanzlei vom ersten Tag an wirkt, und einige Punkte lassen sich später nur mühsam nachholen. Diese Checkliste fasst zusammen, was Anwälte, Notare und Steuerberater digital regeln sollten, bevor das erste Mandat kommt.
1. Domain sichern – sobald der Kanzleiname steht
Kanzleinamen folgen Mustern (Nachname plus Ort oder Rechtsgebiet) – entsprechend schnell sind die passenden .de-Domains vergeben. Prüfen und registrieren Sie die Wunschdomain direkt nach der Namensentscheidung, inklusive Schreibvarianten. Registrieren Sie auf die Kanzlei bzw. sich selbst, nie auf eine Agentur – die Domain ist Teil Ihres Kanzleiwerts.
2. E-Mail unter eigener Domain – aus Berufsrechtsgründen zuerst
kanzlei@ihr-name.de statt eines Freemail-Postfachs ist bei Berufsgeheimnisträgern mehr als Kosmetik: Mandanten-E-Mails unterliegen der Verschwiegenheitspflicht nach §203 StGB, und bei US-Freemail-Diensten fehlen AVV und Verschwiegenheitsverpflichtung des Anbieters. Ein Postfach unter eigener Domain auf deutschen Mailservern gehört bei webhostone zu jeder Domain – mit Spam- und Virenfilter, damit weder Fristsachen im Filter hängen noch Phishing durchkommt.
3. GoBD-Archivierung – bei Kanzleien doppelt relevant
Ab der ersten eigenen Rechnung gelten die Aufbewahrungspflichten (Buchungsbelege 8 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, elektronisch im Originalformat). Kanzleien trifft das doppelt: Neben den eigenen Belegen kommt die geschäftliche Mandats-Korrespondenz dazu, bei Steuerkanzleien zusätzlich die Vorbildfunktion gegenüber Mandanten in GoBD-Fragen. Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung ab Tag eins erledigt das automatisch und revisionssicher – gehostet in Deutschland, was auch hier die §203-Frage gleich mitbeantwortet.
4. Website-Weg entscheiden – auffindbar reicht für den Start
Zur Eröffnung genügt eine schlanke Website: Rechtsgebiete bzw. Leistungen, Person mit Qualifikationen, Kontakt, Anfahrt, Impressum mit Kammerangaben. Ob spezialisierte Agentur, Baukasten oder Eigenbau der richtige Weg ist, klärt unser Ratgeber "Kanzlei-Website: Agentur, Baukasten oder selbst machen?" – wichtig ist nur, die Hosting-Anforderungen selbst vorzugeben: Serverstandort Deutschland, AVV, Verschwiegenheitsverpflichtung nach §203. Die Details dazu stehen auf unseren Seiten für Anwälte und Notare und Steuerberater.
5. Was über die Kammern läuft: beA, beN und beSt
Das besondere elektronische Anwaltspostfach, das Notarpostfach und das Steuerberaterpostfach werden über die Bundeskammern bereitgestellt – deren Einrichtung gehört auf Ihre Gründungsliste, läuft aber unabhängig von Website und E-Mail-Hosting. Verwechslungsgefahr besteht eher umgekehrt: beA und beSt ersetzen kein professionelles Kanzlei-Postfach für die alltägliche Mandantenkommunikation.
Die Checkliste im Überblick
- 3–6 Monate vor dem Start: Domain(s) registrieren, E-Mail-Postfach einrichten, Website-Weg entscheiden, Kammerpostfach (beA/beSt) beantragen.
- 1–2 Monate vorher: Website mit Basisinhalten live, E-Mail-Archivierung aktivieren, Google-Unternehmensprofil anlegen, Impressum und Datenschutzerklärung prüfen lassen.
- Zum Start: Erreichbarkeit testen (Website mobil, E-Mail, Telefon), Signatur mit vollständigen Pflichtangaben in alle Postfächer.
- Laufend: Belege und Mandats-E-Mails werden automatisch archiviert, Domain und SSL verlängern sich selbst.
Bei Domain, E-Mail, Hosting und Archivierung begleiten wir Kanzleigründer persönlich – mit den berufsrechtlichen Voraussetzungen, die Ihre Kammer erwartet, und einem festen Ansprechpartner statt einer Hotline.
