E-Rechnung-Pflicht 2027: Was Unternehmen jetzt regeln müssen

Die E-Rechnung-Pflicht kommt in Stufen – und die nächste ist die entscheidende: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen im B2B-Geschäft auch versenden, ab 2028 gilt das für alle. Empfangen können müssen Sie strukturierte E-Rechnungen bereits seit Anfang 2025. Dieser Beitrag erklärt die Fristen, die zulässigen Formate und den Punkt, der in vielen Umstellungsprojekten übersehen wird: die revisionssichere Archivierung. Vorab: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung – die Einordnung für Ihren Betrieb übernimmt Ihr Steuerberater.

Wer muss ab wann E-Rechnungen nutzen?

Der Stufenplan aus dem Wachstumschancengesetz gilt für inländische B2B-Umsätze:

• Seit 01.01.2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ein E-Mail-Postfach genügt dafür als Empfangskanal.
• Bis 31.12.2026: Übergangsfrist für den Versand – Papier- und PDF-Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers weiterhin erlaubt.
• Ab 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
• Ab 01.01.2028: Versandpflicht für alle Unternehmen im B2B-Geschäft.

Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden. Wichtig: Die Empfangspflicht kennt keine Umsatzgrenze – sie gilt seit 2025 auch für Kleinunternehmer und Freiberufler mit B2B-Kunden.

Was zählt als E-Rechnung – und warum reicht ein PDF nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – in Deutschland vor allem die Formate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF mit eingebettetem XML). Ein einfaches PDF ist dagegen nur ein digitales Bild der Rechnung: Es lässt sich von Menschen lesen, aber nicht automatisiert verarbeiten, und gilt ab 2028 nicht mehr als zulässige Rechnungsform im B2B-Geschäft. Der Unterschied ist praktisch relevant: Bei einer XRechnung ist die XML-Datei das steuerlich maßgebliche Original – nicht die hübsche Ansicht, die Ihr Rechnungsprogramm daraus erzeugt.

Wie empfangen Sie E-Rechnungen korrekt?

Der einfachste rechtssichere Empfangskanal ist ein E-Mail-Postfach. Bewährt hat sich eine eigene Adresse wie rechnung@ihre-firma.de: Sie trennt Eingangsrechnungen vom Tagesgeschäft, lässt sich der Buchhaltung als Sammelpunkt zuordnen und macht die spätere Archivierung sauber. Ein solches Postfach unter eigener Domain ist bei webhostone in jedem Domain-Hosting enthalten – inklusive Spam- und Virenfilter auf deutschen Mailservern, damit keine Rechnung im Filter verschwindet und keine gefälschte durchkommt.

Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?

Hier verbinden sich E-Rechnung und GoBD: Buchungsbelege – und dazu zählt jede E-Rechnung – müssen 8 Jahre aufbewahrt werden, und zwar im strukturierten Originalformat. Das XML muss unverändert und maschinell auswertbar bleiben; ein Ausdruck oder das Abspeichern der PDF-Ansicht genügt nicht. Kommt die Rechnung per E-Mail, gehört auch die E-Mail selbst ins Archiv, wenn sie ergänzende Angaben enthält. Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung löst das automatisch: Jede eingehende E-Mail wird samt Anhang unveränderbar archiviert, bevor jemand sie löschen oder verschieben kann – gehostet ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Warum ein Backup diese Pflicht nicht erfüllt, erklärt unser Beitrag zur E-Mail-Archivierungspflicht.

Checkliste: In vier Schritten E-Rechnung-ready

• Empfangskanal festlegen: eigenes Rechnungspostfach einrichten und Lieferanten mitteilen.
• Software prüfen: Kann Ihre Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware XRechnung und ZUGFeRD lesen und ab 2027/2028 auch erzeugen? Ihr Steuerberater kennt den Stand der gängigen Systeme.
• Archivierung einrichten: automatische, revisionssichere Ablage des Originalformats für 8 Jahre – vor dem ersten Rechnungseingang, nicht danach.
• Prozess dokumentieren: Wer prüft, wer bucht, wo wird archiviert? Ein kurzer Absatz in der Verfahrensdokumentation genügt oft schon.

Wer die Umstellung 2026 angeht, hat Zeit für einen geordneten Prozess – wer bis 2027 wartet, macht sie unter Termindruck. Bei der technischen Seite (Postfach, Archivierung, Domain) unterstützen wir Sie gern persönlich.