Arztpraxis eröffnen: die digitale Checkliste zur Gründung
Wer eine Arztpraxis eröffnet, arbeitet Listen ab: Zulassung, Finanzierung, Räume, Personal, Geräte. Der digitale Teil der Praxisgründung steht dabei oft weit hinten – und rächt sich zuerst, wenn die Wunschdomain vergeben ist oder die erste Rechnung nicht ordnungsgemäß aufbewahrt wurde. Diese Checkliste fasst zusammen, was Sie digital regeln sollten, bevor der erste Patient anruft – in der Reihenfolge, in der es in der Praxis ansteht.
1. Domain sichern – noch vor dem Logo
Der Praxisname steht meist früh fest, gute .de-Domains sind aber schnell vergeben. Prüfen und registrieren Sie die Wunschdomain deshalb, sobald der Name entschieden ist – die Verwaltung kostet im Domainonly-Tarif nichts, und die Domain wartet, bis Website und Praxis so weit sind. Sichern Sie Schreibvarianten gleich mit (mit und ohne Bindestrich), und registrieren Sie die Domain auf sich selbst, nicht auf eine Agentur.
2. E-Mail-Adresse unter eigener Domain – kein Freemail-Postfach
praxis@ihr-name.de statt eines Gmail- oder GMX-Postfachs: Das wirkt nicht nur professioneller gegenüber Zuweisern und Patienten, sondern ist auch berufsrechtlich der sauberere Weg – bei US-Freemail-Anbietern haben Sie weder AVV noch Verschwiegenheitsverpflichtung, und die Schweigepflicht nach §203 StGB gilt schon für die Terminanfrage per E-Mail. Ein Postfach unter eigener Domain auf deutschen Mailservern gehört bei webhostone zu jeder Domain dazu.
3. Website-Weg entscheiden – Agentur, Baukasten oder später
Die Praxis-Website muss zur Eröffnung nicht perfekt sein – aber auffindbar. Für den Start reicht oft eine Ein-Seiten-Lösung mit Leistungen, Sprechzeiten, Kontakt und Anfahrt, die später wächst. Ob spezialisierte Agentur, Baukasten oder Eigenbau der richtige Weg ist, hängt von Budget und Anspruch ab – die Entscheidungshilfe dazu finden Sie in unserem Ratgeber "Website für die Arztpraxis: Agentur, Baukasten oder selbst?". Wichtig in jedem Fall: Hosting-Anforderungen selbst vorgeben (Serverstandort Deutschland, AVV, §203-Verschwiegenheitsverpflichtung) – was das bedeutet, erklärt unsere Seite für Ärzte und Praxen.
4. GoBD-Aufbewahrung ab dem ersten Geschäftsvorgang
Ab der ersten Rechnung – Geräteleasing, Praxiseinrichtung, Laborabrechnung – gelten die steuerlichen Aufbewahrungspflichten: Buchungsbelege 8 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, elektronisch Empfangenes im Originalformat. Da seit 2025 fast alle Rechnungen elektronisch kommen, gehört eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung in die Gründungsphase, nicht in die Nachrüstung: Sie archiviert automatisch ab Tag eins, bevor die ersten Belege in Postfach-Ordnern verschwinden. Die Details klärt Ihr Steuerberater – der ohnehin Ihr wichtigster Gründungsbegleiter ist.
5. Was NICHT über den Webhoster läuft: TI, E-Rezept und ePA
Zur Ehrlichkeit gehört die Abgrenzung: Telematikinfrastruktur, E-Rezept und elektronische Patientenakte laufen über die gematik-Komponenten Ihres Praxisverwaltungssystems – dafür sind PVS-Anbieter und IT-Dienstleister vor Ort zuständig, nicht Ihr Webhoster. Website, Domain und E-Mail sind das öffentliche Schaufenster Ihrer Praxis; die Patientenakte bleibt in den dafür vorgesehenen Systemen. Diese Trennung sauber zu halten ist selbst ein Datenschutz-Plus.
Die Checkliste im Überblick
- 3–6 Monate vor Eröffnung: Domain(s) registrieren, E-Mail-Postfach einrichten, Website-Weg entscheiden und beauftragen.
- 1–2 Monate vorher: Website mit Basisinhalten live (Sprechzeiten, Leistungen, Anfahrt, Kontakt), Google-Unternehmensprofil anlegen, E-Mail-Archivierung aktivieren.
- Zur Eröffnung: Erreichbarkeit testen (Website mobil, E-Mail, Telefon), Impressum und Datenschutzerklärung final prüfen lassen.
- Laufend: Belege werden automatisch archiviert, Domain und SSL verlängern sich von selbst – Sie kümmern sich um Patienten, nicht um Technik.
Bei den Bausteinen Domain, E-Mail, Hosting und Archivierung begleiten wir Praxisgründer persönlich – mit festem Ansprechpartner und den berufsrechtlichen Voraussetzungen, die Ihre Kammer erwartet.
